Rendszer és szervezettség: A dokumentációk könnyű hozzáférhetősége

Ha ön vállalkozó, intézményvezető vagy cégvezető, és már volt része hatósági ellenőrzésben vagy auditban, akkor bizonyára tudja, hogy mennyire fontos az, hogy gyorsan és könnyedén hozzáférjen a szükséges dokumentációkhoz. Elgondolkodott már azon, hogy ha most kérnék Öntől a kockázatértékelést vagy a tűzvédelmi szabályzatot, vajon egyből tudna-e választ adni arra a kérdésre, hogy ezek hol találhatóak? Ha igen, akkor gratulálunk, mert Ön egy lépéssel előrébb jár másokkal szemben. Ha viszont a válasza nem, akkor jó hírünk van: bemutatjuk, hogyan csináljuk mi, és hogyan segíthetünk abban, hogy Önnél rendbe tegyük a tűz- és munkavédelmet.

A könnyű hozzáférés jelentősége
A hatósági ellenőrzés vagy audit során a megfelelő dokumentációk megléte kritikus fontosságú. Ha a kockázatértékelést, a tűzvédelmi szabályzatot vagy más fontos dokumentumokat kérnek Öntől, nem engedheti meg magának, hogy időt és energiát pazaroljon a keresgélésre. Általában ilyenkor éppen az a kolléga, aki tudhatna ezekről valamit, pont szabadságon van, vagy már nem is dolgozik a cégnél. A gyors és könnyű hozzáférés nem csak hatékony válaszadást tesz lehetővé, hanem biztosítja, hogy a hatóságok vagy az auditálók megbízzanak vállalkozása dokumentációs rendszerében.

Hogyan csináljuk mi?
Az első és legfontosabb lépés a dokumentációk rendezettsége. Mi odafigyelünk arra, hogy minden általunk készített dokumentáció rendszerezett és könnyen hozzáférhető legyen. Nem kell többé keresgélnie a szétszórtan elhelyezett papírok között vagy az irattárban a fiókok mélyén. A tűzvédelmi, munkavédelmi és környezetvédelmi dokumentációkat külön-külön keményfedeles mappákba rendezzük, megfelelő színkódokkal ellátva. Ezek az iratgyűjtők kellően feltűnőek és nagy méretűek ahhoz, hogy nehéz legyen csak úgy elásni a fiók mélyére. Nálunk a piros színkód a tűzvédelmi dokumentációra utal, a sárga színkód a munkavédelmi dokumentációra, míg a zöld színkód a környezetvédelmi dokumentációra. Ezáltal könnyedén megtalálhatja a szükséges információkat anélkül, hogy időt pazarolna a keresgélésre.
A mappák jól láthatóan meg vannak jelölve, tartalomjegyzékkel és elválasztókkal vannak ellátva, hogy még könnyebbé tegyük a keresést. Ha egy hatósági ellenőrzés vagy audit során eredeti, aláírt dokumentumokat kérnek öntől, akkor egyszerűen csak elő kell vennie a megfelelő mappát, és ott lesz minden szükséges papír. Nincs szükség arra, hogy másokat hívjon segítségül vagy időt pazaroljon a keresésre. A papír alapú dokumentációk mellett mindent PDF formátumban is átadunk, hogy könnyedén hozzáférhetőek legyenek, akár elektronikusan is.

A rendszeres ellenőrzés ereje: Miért fontos mindig nyomon követni a dokumentációkat
Amikor minket bíznak meg rendszeres ellenőrzéssel, mindig gondosan átvizsgáljuk, hogy minden dokumentáció megfelelő helyen van-e, és nem tűntek-e el rejtélyes módon. Egyik ügyfelünknél éppen ez történt, amikor is a negyedéves tűz- és munkavédelmi ellenőrzés során kerestük a papírokat, de sajnos nem találtuk őket a megszokott helyükön. Hamarosan fény derült a rejtélyre: egyik kollégánknak éppen iratgyűjtő mappákra volt szüksége, így elvitte őket és felhasználta más célokra. Hozzáállása talán kissé szokatlan volt, de az igazi probléma az volt, hogy a mappák tartalmát is máshová helyezte át. Néhány órás keresgélés után sikerült megtalálni a papírokat, és a mappákat is könnyen tudtuk pótolni. Szerencsére ez az eset nem egy hatósági ellenőrzés során történt, amikor minden dokumentumra és részletre különösen ügyelni kell. Az, hogy a probléma egy negyedéves tűz- és munkavédelmi bejárás során merült fel, adott némi rugalmasságot és lehetőséget arra, hogy a hiányzó dokumentumokat megkeressük és helyrehozzuk a helyzetet. Ez ismét csak rámutat arra, milyen fontos, hogy rendszeres ellenőrzésekkel folyamatosan nyomon kövessük és karban tartsuk a dokumentációinkat, így elkerülhetők lehetnek a kellemetlen meglepetések és problémák akár egy hatósági vizsgálat során is.