Rendezett tűzvédelmi, munkavédelmi és környezetvédelmi dokumentációk

Ha ön vállalkozó, intézményvezető vagy cégvezető, és már volt része hatósági ellenőrzésben vagy auditban, akkor bizonyára tudja, hogy mennyire fontos az, hogy gyorsan és könnyedén hozzáférjen a szükséges dokumentációkhoz. Elgondolkodott már azon, hogy ha most kérnék Öntől a kockázatértékelést vagy a tűzvédelmi szabályzatot, vajon egyből tudna-e választ adni arra a kérdésre, hogy ezek hol találhatóak? Ha igen, akkor gratulálunk, mert Ön egy lépéssel előrébb jár másokkal szemben. Ha viszont a válasza nem, akkor jó hírünk van: bemutatjuk, hogyan csináljuk mi, és hogyan segíthetünk abban, hogy Önnél rendbe tegyük a tűz- és munkavédelmet.

A könnyű hozzáférés jelentősége
A hatósági ellenőrzés vagy audit során a megfelelő dokumentációk megléte kritikus fontosságú. Ha a kockázatértékelést, a tűzvédelmi szabályzatot vagy más fontos dokumentumokat kérnek Öntől, nem engedheti meg magának, hogy időt és energiát pazaroljon a keresgélésre. Általában ilyenkor éppen az a kolléga, aki tudhatna ezekről valamit, pont szabadságon van, vagy már nem is dolgozik a cégnél. A gyors és könnyű hozzáférés nem csak hatékony válaszadást tesz lehetővé, hanem biztosítja, hogy a hatóságok vagy az auditálók megbízzanak vállalkozása dokumentációs rendszerében.

Hogyan csináljuk mi?
Az első és legfontosabb lépés a dokumentációk rendezettsége. Mi odafigyelünk arra, hogy minden általunk készített dokumentáció rendszerezett és könnyen hozzáférhető legyen. Nem kell többé keresgélnie a szétszórtan elhelyezett papírok között vagy az irattárban a fiókok mélyén. A tűzvédelmi, munkavédelmi és környezetvédelmi dokumentációkat külön-külön keményfedeles mappákba rendezzük, megfelelő színkódokkal ellátva. Ezek az iratgyűjtők kellően feltűnőek és nagy méretűek ahhoz, hogy nehéz legyen csak úgy elásni a fiók mélyére. Nálunk a piros színkód a tűzvédelmi dokumentációra utal, a sárga színkód a munkavédelmi dokumentációra, míg a zöld színkód a környezetvédelmi dokumentációra. Ezáltal könnyedén megtalálhatja a szükséges információkat anélkül, hogy időt pazarolna a keresgélésre.
A mappák jól láthatóan meg vannak jelölve, tartalomjegyzékkel és elválasztókkal vannak ellátva, hogy még könnyebbé tegyük a keresést. Ha egy hatósági ellenőrzés vagy audit során eredeti, aláírt dokumentumokat kérnek öntől, akkor egyszerűen csak elő kell vennie a megfelelő mappát, és ott lesz minden szükséges papír. Nincs szükség arra, hogy másokat hívjon segítségül vagy időt pazaroljon a keresésre. A papír alapú dokumentációk mellett mindent PDF formátumban is átadunk, hogy könnyedén hozzáférhetőek legyenek, akár elektronikusan is.

A rendszeres ellenőrzés ereje: Miért fontos mindig nyomon követni a dokumentációkat
Amikor minket bíznak meg rendszeres ellenőrzéssel, mindig gondosan átvizsgáljuk, hogy minden dokumentáció megfelelő helyen van-e, és nem tűntek-e el rejtélyes módon. Egyik ügyfelünknél éppen ez történt, amikor is a negyedéves tűz- és munkavédelmi ellenőrzés során kerestük a papírokat, de sajnos nem találtuk őket a megszokott helyükön. Hamarosan fény derült a rejtélyre: egyik kollégánknak éppen iratgyűjtő mappákra volt szüksége, így elvitte őket és felhasználta más célokra. Hozzáállása talán kissé szokatlan volt, de az igazi probléma az volt, hogy a mappák tartalmát is máshová helyezte át. Néhány órás keresgélés után sikerült megtalálni a papírokat, és a mappákat is könnyen tudtuk pótolni. Szerencsére ez az eset nem egy hatósági ellenőrzés során történt, amikor minden dokumentumra és részletre különösen ügyelni kell. Az, hogy a probléma egy negyedéves tűz- és munkavédelmi bejárás során merült fel, adott némi rugalmasságot és lehetőséget arra, hogy a hiányzó dokumentumokat megkeressük és helyrehozzuk a helyzetet. Ez ismét csak rámutat arra, milyen fontos, hogy rendszeres ellenőrzésekkel folyamatosan nyomon kövessük és karban tartsuk a dokumentációinkat, így elkerülhetők lehetnek a kellemetlen meglepetések és problémák akár egy hatósági vizsgálat során is.

Hasonló bejegyzések

  • 1312 szó6,7 perc olvasás

    A bírságok drasztikus emelése 2024 március 1-től a munkavédelmi bírság […]

    Tovább
  • 868 szó4,3 perc olvasás

    A munkavédelmi törvény 2024-es módosítása A munkavédelmi törvény 2024-ben több […]

    Tovább
  • 1259 szó6,3 perc olvasás

    Ahogy beköszönt az új év, a tűzvédelem és munkavédelem területén […]

    Tovább